Desde o mês de setembro de 2009, empresas dos mais diversos segmentos da indústria, comércio e serviços, estão buscando se adaptar para a emissão da nota fiscal eletrônica. Conheça as soluções para algumas dúvidas mais freqüentes sobre o tema.
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.
A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05, que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Teve uma atualização validada a partir de 31 de dezembro de 2008.
Para empresas que já se prepararam com antecedência, a mudança não deve trazer nenhum tipo de problema, pelo contrário, deve trazer benefícios no sentido de facilidade para emissão, armazenamento, economia por não precisar de formulário continuo e local para armazenamento, contribuindo também com a questão ecológica, tão necessária nos tempos atuais.
Aos que não se prepararam e não possuem um sistema ERP para gerenciar a empresa, ou ainda aos que possuem um sistema ERP, mas não o módulo de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, restam apenas duas soluções:
1- Emissão da nota fiscal eletrônica através do site da Receita Federal, onde o processo pode ser feito manualmente, embora neste processo o usuário acabará tendo um trabalho redundante, pois vai ter que fazer todas as operações de lançamento usuais dentro da empresa, e o retrabalho de fazer todo o lançamento novamente no site da receita;
2- Utilizar uma solução ERP que já possua todos os processos necessários para gerir uma empresa, dentre eles o processo de emissão de nota fiscal eletrônica. Desta forma, todos os processos são integrados, sendo que não haverá a necessidade de fazer a redigitação de dados. Assim, não há a possibilidade de erros na digitação das informações e ainda haverá economia de tempo.
Para qualquer das soluções citadas, sempre será necessária a utilização do certificado digital, que nada mais é do que um arquivo digital que contém dados de uma pessoa ou instituição, utilizados para comprovar sua identidade, o que garante autenticidade, privacidade e inviolabilidade à comunicação em rede, conferindo, por isso, validade jurídica aos documentos e transações comerciais realizadas pela internet.
De qualquer forma, as mercadorias deverão ser sempre acompanhadas do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é utilizado para acompanhar o trânsito das mesmas. É uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, em papel comum e em via única. Nele encontra-se a chave de acesso para consulta da NF-e na internet, e um código de barras bidimensional que facilitará a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.
Para finalizar, é importante salientar que o DANFE não é nota fiscal e nem substitui a nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e.