A Ocyan, empresa de prestação de serviços na indústria de óleo e gás, reduziu o consumo de quase 3 toneladas a bordo de suas sondas com o uso de uma ferramenta digital criada pela startup Checklist Fácil. A ferramenta da Checklist Fácil – um software que pode ser usado em tablets e smartphones - foi implementada em 2019 a partir do projeto piloto desenvolvido por meio do Ocyan Waves Challenge, programa de inovação aberta da empresa. A ferramenta utiliza um software que gerencia melhor os processos e amplia o controle sobre a operação diária dos mais de 1.500 colaboradores que atuam a bordo.

O balanço positivo colabora com o aprimoramento de iniciativas ligadas a ESG (environmental, social and governance) pela corporação. Mais de 300 processos foram digitalizados, mais de 130 mil checklists aplicados até o final de agosto, além da redução de 100% do tempo de compilação de dados, com 300 horas mensais de trabalho otimizadas e diminuição do uso de papel e tinta. Além de reduzir a pegada ambiental da nossa operação, a inovação impactará numa economia de R$ 2,8 milhões em cinco anos.

— Deixamos de embarcar 45 resmas de papel por mês, que seriam impressos a bordo. O sistema desenvolvido pela startup está sendo um grande aliado na redução do impacto ambiental nas sondas porque permitiu a digitalização dos nossos processos com substancial diminuição do uso de papel para controle das atividades do dia a dia das embarcações — comemora Marco Aurélio Fonseca, vice-presidente de Sustentabilidade, da Ocyan. Ele lembra ainda que, com a nova ferramenta, espaços menores para armazenamento do papel são utilizados com uma redução significativa de toner para impressão, além da economia de gasto com esse material de consumo e sua logística.

Outra grande vantagem do novo modelo foi a redução de incidência de erros e a rapidez no acesso aos dados. — As atividades de colaboradores responsáveis por controles também foram facilitadas. Afinal, eles sabem exatamente o que precisam conferir, quando e em qual hora. A ferramenta também apresenta controles específicos que devem ser realizados para evitar erros que podem levar a danos ambientais — completa Carlos Júnior, gerente executivo de Sustentabilidade da Ocyan e líder desta iniciativa.

A nova ferramenta permite anexar recursos como fotos, vídeos, áudios, comentários e assinaturas digitais, além criar questionários personalizados tais como auditoria comportamental, inspeção de áreas e checagem de maquinários. Os questionários podem ser feitos pelo próprio aplicativo, que sincroniza as informações entre mobile e web. As funcionalidades do sistema vão desde agendamento das verificações, fluxo de aprovação até digitalização do processo de controle de documentos das embarcações. Os dados gerados pelo sistema informatizado são utilizados para controlar os riscos das atividades realizadas, verificar as condições ambientais delas, inspecionar os resíduos que estão sendo desembarcados para destinação final. A ferramenta também começou a ser empregada para realizar o controle da emissão de dióxido de carbono pelos carros e caminhões da empresa - que atuam nas bases operacionais.

Antes do novo processo, toda a operação de checagem e inspeção nas embarcações era registrada em papel. Além da quantidade enorme de resíduos que isso gerava, as atividades demandavam tempo de todos os envolvidos - que preenchiam registros manualmente, dificultando o tratamento de dados. — Hoje, nossos ganhos na rotina são aumento da produtividade, automatização de processos e facilidade na análise de indicadores — finaliza Carlos Júnior.