A qualidade do back office – isto é, a dos setores que cuidam dos bastidores de uma organização – é decisiva para o cumprimento de uma das letrinhas do conceito ESG (environmental, social, and governance, ou meio ambiente, social e governança). Mais precisamente, o G de governança. E essa qualidade passa por uma transformação digital plena – incluindo a incorporação de Inteligência Artificial nos fluxos contábeis, fiscais e financeiros.

É o que avalia o fundador e CEO da ROIT, Lucas Ribeiro. A ROIT é uma empresa que desenvolve IA para tais funcionalidades. "Para realmente fortalecer o pilar de governança, o que as empresas devem buscar é assegurar que seus processos financeiros, fiscais e contábeis sejam conduzidos com a menor dependência possível de intervenção humana", afirma.

Afinal, a inteligência humana deve se concentrar em atividades estratégicas, e não em rotinas operacionais. Nesse contexto, continua o especialista, "a inteligência artificial surge como a principal força transformadora do backoffice, a partir do momento em que os processos podem ser completamente repensados, baseados em aprendizado histórico e aprendizado contínuo".

Desse modo, explica, reduz-se a necessidade de atuação humana, "desde a origem até a conclusão de todas as etapas envolvidas". Na prática, isso significa mais agilidade nos fluxos e mais assertividade, eliminando burocracia e risco de erros.

Ribeiro exemplifica: "com o uso da IA, os lançamentos financeiros, contábeis e fiscais são iniciados e guiados exclusivamente com um documento (nota fiscal, contrato, boleto, etc.), sem contato humano (touchless document)". Entretanto, observa o especialista, isso segue como algo distante da realidade para muitas empresas, "que ainda recebem notas fiscais por e-mail (ou fisicamente!) e dependem de um usuário para iniciar e concluir os lançamentos no [software] ERP".

Para o especialista, sem essa substituição fica impossível cumprir a meta de governança em ESG. "Não vamos tirar o mérito dos softwares de gestão, pelo contrário, eles são fundamentais. Mas são operados por pessoas, que podem errar, intencionalmente ou não, sendo guiados por processos muitas vezes não eficientes, presos ao passado", argumenta.

No lugar desse cenário, a realidade pede consumo de dados em tempo real com analytics "poderosos", nas palavras de Ribeiro, combatendo-se as ineficiências de backoffice, "que prejudicam o componente de governança, que turvam a gestão sobre dados passados e obsoletos". Ele ilustra: "fechamento contábil depois do dia 5? Convenhamos, é informação vencida, já foi e não há muito a ser feito".

Outro componente do ESG que se aciona, ao se "libertar as pessoas" dos processos de backoffice, é o S de social, ao permitir que os colaboradores se dediquem às atividades mais nobres da companhia e melhor remuneradas. "Isso é ESG: é permitir que as pessoas cresçam com mais velocidade e se desenvolvam", diz o CEO da ROIT.

MENOS DE SEIS MINUTOS

Ribeiro menciona os resultados de uma das empresas clientes da ROIT, a Equatorial Energia, Uma das soluções de IA utilizada pela Equatorial é a de Invoice-To-Pay da ROIT, "com o processo completo de recebimento de notas fiscais de serviços diretamente no Portal do Fornecedor".

O processo total nessa plataforma da ROIT leva menos de seis minutos, em média, "considerando validação de pedido de compra, folha de medição, análise fiscal com IA, contas a pagar e lançamento completo no SAP", enumera o executivo.

O CEO assinala que, além da redução expressiva de tempo e do aumento de eficiência, a companhia garante a transparência máxima com fornecedores e o compliance fiscal, "itens essenciais no conjunto das melhores práticas de ESG".

Outra solução da ROIT é oa Tax Deep Discovery, que aprimora a governança tributária, "que também é um componente ESG e exige muito mais do que atenção e boas equipes com muito conhecimento - exige cruzamento poderoso de grandes volumes de dados, com bases amplas de conhecimento". A solução consegue analisar grandes volumes de dados tributários e financeiros, identificando padrões, inconsistências e oportunidades de otimização fiscal, a partir do cruzamento com mais de 2,1 bilhões de cenários já mapeados.

"Esse nível de análise e automação", sublinha Ribeiro, "não apenas aprimora a conformidade e reduz riscos, mas também fortalece a confiança dos stakeholders, ao garantir que as práticas tributárias da empresa estejam alinhadas com os mais altos padrões de integridade e transparência".

Sete passos

Com mais de 500 empresas, médias e grandes já atendidas pela ROIT, Lucas Ribeiro acompanhou de perto a transformação digital de corporações, e elenca sete passos para a IA ser utilizada a serviço de uma sólida estratégia de ESG:

1. 
   Defina com clareza os objetivos e dê poder para uma condução transversal entre diferentes áreas
   2. Jogue fora os vícios e processos ultrapassados
   3. Teste diferentes tecnologias e soluções antes de escolhê-las
   4. Deixe as pessoas tranquilas para inovarem, com a transformação digital responsável - cultura, transparência e comunicação
   5. Implementação Gradual com Quick-Wins
   6. Monitoramento e Avaliação de Indicadores Comparáveis
   7. Feedback e Melhoria Contínua

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